Lieferantenportal im B2B-Bereich: Funktionen, Vorteile und Fallstricke

Anmerkung des Editors: Vielleicht haben Sie sich schon Gedanken darüber gemacht, wie Ihre Beziehungen mit Lieferanten auf ein neues Niveau gebracht werden können. Unsere Experten in der Webportal-Entwicklung sind überzeugt, dass ein Lieferantenportal zur Beschleunigung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse erheblich beitragen kann. ScienceSoft steht Ihnen zur Verfügung, um auch für Ihr Unternehmen ein benutzerfreundliches Lieferantenportal zu erstellen, um Ihnen zu ermöglichen, von den angebotenen Vorteilen zu profitieren.

Wenn es sich um Beziehungen zwischen Geschäftspartnern handelt, gilt ein Lieferantenportal mit Self-Service-Funktionen als ein mächtiges Tool, das es ermöglicht, komplexe Verkaufsprozesse transparenter zu gestalten und effizienter abzuwickeln, Zeit und Aufwand zu sparen und einen wesentlichen Beitrag zur Lieferantenpflege (Ihrer Lieferanten) zu leisten. Während die im Self-Service-Lieferantenportal registrierte Lieferanten ihre Autonomie genießen, erhalten Abnehmer einen umfassenden Einblick in das Angebot von Lieferanten und profitieren von Entscheidungen, die schnell und überlegt getroffen werden. Die Lieferanten sind katalogisiert, wodurch es einfacher ist, alle auf dem nationalen und internationalen Markt verfügbaren Angebote und Preise von Lieferanten zu vergleichen, Konditionen und Qualität zu bewerten und geeignete Lieferanten auszuwählen, die bei der gesamten Bewertung die Nase vorn haben. Mit einem Lieferantenportal können Sie die Loyalität Ihrer Lieferanten gewinnen und basierend auf Vertrauen partnerschaftliche Beziehungen mit ihnen aufzubauen.

In unserem Blogbeitrag laden wir Sie ein, ins Thema „B2B-Lieferantenportale, ihre Funktionen und Vorteile” tiefer einzutauchen.

Welche Funktionen Lieferantenportale anbieten

Ein Lieferantenportal stellt ein effektives Tool dar, das zur Vereinfachung des Datenaustausches sowie zur Verbesserung von Kommunikationsprozessen erheblich beiträgt und damit zur Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette dient. Im Folgenden erfahren Sie, durch welche Funktionen ein Lieferantenportal hilft, spürbare Wettbewerbsvorteile zu schaffen.

Zentrale Datenquelle für Lieferanten

Das Lieferantenportal dient als eine zentrale Datenquelle, in der verschiedene Arten von Informationen – angefangen von den Basisdaten wie Vorschrift und Kontaktdaten eines Ansprechpartners bis hin zu Unternehmensnachrichten – zugänglich sind, die eventuell Manager von Lieferanten und Abnehmern benötigen können. Das Lieferantenportal hilft damit, einen sicheren Datenaustausch ohne endlose Telefonate und E-Mails zu ermöglichen und einen Zugang auf die aktuellsten Daten zu erhalten, um auf dem Laufenden zu bleiben. Die Lieferanten haben eine Möglichkeit, sich jederzeit über die Anforderungen und Bedingungen (Verkaufs-, Liefer-, Zahlungsbedingungen) sowie Verfahren und Voraussetzungen für die Zusammenarbeit zu informieren, grundlegende Dokumente und Vorlagen wie Bewerbungsformulare oder Fragebogen anzuschauen und herunterzuladen sowie aktuelle Nachrichten zu finden.

Unser Tipp: Um die Suche nach erforderlichen Informationen maximal benutzerfreundlicher zu gestalten und unendliches Scrollen zu vermeiden, würde ich Ihnen empfehlen, sicherzustellen, dass Ihre Daten strukturiert abgelegt sind.

E-Procurement (elektronische Beschaffung)

Die elektronische Beschaffung (E-Procurement) und dazu gehörende Tools wie E-Ausschreibungen oder Auktionen wurden zum integralen Bestandteil eines erfolgreichen Lieferantenportals. Diese Funktion wird implementiert, um die reibungslose Kommunikation sowie Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten zu gewährleisten. Ein Lieferantenportal dient dazu, den Beschaffungsprozess und damit verbundene Schritte (einschließlich Einholung und Vergleich von Angeboten, Genehmigungsprozesse, Überwachung, Berichterstellung usw.) digital abzuwickeln, effizienter zu gestalten und zu steuern. Das ermöglicht, Aufwand und Zeit wesentlich zu sparen und Lieferanten aus weit entfernten Ländern in die Beschaffungsprozesse einzubeziehen. Darüber hinaus können Lieferanten von der Prozesstransparenz profitieren und die Kundengewinnungskosten (CAC) senken.

Verbesserte Transparenz der Lieferkette

Lieferantenportale ermöglichen es, den gesamten Bestell- und Lieferprozess abzubilden und dadurch die erhöhte Transparenz in der Lieferkette zu erreichen. Man ist jederzeit in der Lage, den relevanten Bestellstatus kontinuierlich zu verfolgen, einen Zugriff auf die aktuellen Versandinformationen zu erhalten und Arbeitsprozesse genauer zu planen. Da der Status der Bestellungen ständig aktualisiert wird, kann man über diese Änderungen und den Eingang der Bestellung immer rechtzeitig informiert werden und dadurch lieferantenbezogene Risiken zu verringern, gut überlegte Entscheidungen zu treffen und wiederum die Kommunikation für beide Seiten zu vereinfachen. Dabei muss ein Lieferantenportal in die internen Systeme von Lieferanten (wie zum Beispiel ERP-Lösungen) integriert werden, um automatisierte Datenänderungen zu ermöglichen.

Offene Arbeitsumgebung

Da ein gut gestaltetes Lieferantenportal einen schnellen und bidirektionalen Informationsfluss und Datenaustausch ermöglicht, mehr Offenheit und Transparenz anbietet und auf eine vertrauensvolle und enge Zusammenarbeit gezielt ist, werden Lieferanten in verschiedene Abläufe und Funktionsbereiche integriert. Dazu gehört auch der Bereich Forschung & Entwicklung (F&E), in dem Lieferanten beteiligt sein können. Die entstehenden Synergieeffekte durch die Einbringung von einem spezifischen fehlenden Know-how oder die veränderten internen Arbeitsabläufe bieten allen Beteiligten eine Chance, solche Ziele wie Leistungssteigerung, Zeitersparnis und Kostensenkung zu erreichen und als Konsequenz Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Die unbezahlbare Erfahrung von Lieferanten kann positiv den F&E-Prozess der Abnehmer beeinflussen. So z. B. ist es dem Unternehmen Fuji-Xerox gelungen, durch die Einbindung von Lieferanten in den Forschungs- & Entwicklungsbereich die Zeit für die Entwicklung eines neuen Modells von 38 auf 29 Monate verkürzen. Einer der Erfolgsfaktoren bestand darin, dass alle Mitglieder des multifunktionalen Teams an einem Ort versammelt wurden, wo sie aufmerksam zuhörten, was die anderen – darunter auch Lieferanten – sagen und vorschlagen können. Durch die Einführung verschiedener Tools für die Zusammenarbeit und den Datenaustausch wird Ihr Lieferantenportal zu einer sehr offenen Arbeitsumgebung.

Integration von internen Prozessen

Die Möglichkeit, eine B2B-Lösung in mehrere bestehende Systeme eines Abnehmers wie z. B. ERP- oder MRP-Systeme zu integrieren, bietet seinen Benutzern auch konkrete Vorteile an:

• Die Auftragsabwicklung erfolgt schneller und natürlicher, wenn die Benutzer mit den Systemen interagieren, die sie bereits kennen.
• Die Integration sorgt für die erhöhte Transparenz beim Datenaustausch, die Lieferung von zuverlässigen Echtzeitinformationen und die Reduzierung möglicher menschlicher Fehler.

Angebotene Vorteile im Überblick

Wie ich vorher erwähnt habe, trägt ein Lieferantenportal erheblich dazu, Wettbewerbsvorteile zu erzielen und durch die gemeinsamen Anstrengungen von Synergieeffekten zu profitieren. In diesem Teil möchte ich nur zusammenfassend darauf hinweisen, um welche Vorteile es geht:

• Bessere Einkaufsbedingungen: Mit einem Lieferantenportal können Sie bessere Preise und eine intelligentere Lieferung (mit der Möglichkeit diese in Echtzeit zu verfolgen) genießen, mögliche Risiken auf ein Minimum reduzieren und Ihre Lieferantenbasis kontinuierlich erweitern und bewerten.
• Erhöhte Sichtbarkeit: Ein Lieferantenportal trägt dazu bei, die Sichtbarkeit von kleinen und mittleren Unternehmen (auch regionalen und lokalen) zu erhöhen.
• Optimierte Prozesse: Ein Lieferantenportal kann Ihnen helfen, die Kommunikation zwischen Einkauf und Lieferanten zu verbessern, die Partnerschaften mit Lieferanten aufzubauen und zu pflegen, die Zusammenarbeit und als Ergebnis Produktions- und Beschaffungsprozesse zu optimieren.
• Gesenkte Kosten für den gesamten Beschaffungsprozess: Wenn sich Ihr Unternehmen für die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses mittels eines Lieferantenportals entscheidet, brauchen Sie keine ausgedruckten Dokumente wie z. B. Preisliste oder Kataloge aus Papier zu nutzen (ich möchte darauf hinweisen, dass es nicht nur um die Senkung von Materialkosten, sondern auch um die Zeitersparnis geht, was zur Verkürzung der gesamten Beschaffungszeit führt) und keine teuren manuellen Prozesse bei der Beschaffung abzuwickeln. Die erhöhte Transparenz ermöglicht auch, Ausgaben unter Kontrolle zu halten und bei Bedarf zu optimieren. Darüber hinaus erfolgt die gesamte Kommunikation an einem Ort, was auch ermöglicht, mit Lieferanten effizienter zu kommunizieren, eine bessere Vorausplanung zu erreichen und dadurch Lagerkosten zu reduzieren.

Welche Fallstricke auf dem Weg zum Erfolg mit einem Lieferentenportal lauern

Wir leben in einer digitalen Welt, die nicht nur Chancen anbietet, sondern auch Herausforderungen bringt. Unsere langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Webportalen hilft uns, diese zu erkennen um zu meistern, um doch Chancen zu nutzen. Gerne verraten wir, welche Fallstricke bei der Erstellung von Lieferantenportalen lauern. Unten finden Sie Fallstricke, die am häufigsten dem Erfolg im Weg stehen:

Unbequemlichkeit

Es ist keine einfache Aufgabe, die Komplexität der gesamten Lieferkette auf verschiedenen Ebenen – seien es mögliche Szenarien, ausgefeilte Preisalgorithmen, wiederkehrende Bestellungen und anspruchsvolle Lieferpläne – zu überwinden. Wenn ein Portal nicht genug benutzerfreundlich ist und Lieferanten keinen schnellen, direkten und intuitiven Zugriff auf benötigte Informationen anbietet, kann das zu noch größeren Problemen führen: zusätzlichen klärenden Telefonaten oder E-Mails, Fehlern in Dokumenten, erhöhten Verzögerungen, verringerter Effizienz und letztendlich zu einer erhöhten Unzufriedenheit für beide Parteien. Die einzige richtige Entscheidung besteht darin, die Benutzerfreundlichkeit sowie die Bedienbarkeit Ihres Lieferantenportals nicht vernachlässigen und vielseitige Aspekte bei der der Erstellung einer klaren und einfachen Benutzeroberfläche zu berücksichtigen. Denken Sie auch daran, dass ein permanentes Feedback von Endbenutzern bei der Gestaltung eines Portals von entscheidender Bedeutung für Ihr Erfolg ist.

Zu hohe Barrieren für neue Lieferanten (in erster Linie KMUs)

Wenn es um B2B-Portale geht, können Einstiegspreise und erforderliche Integrationsbemühungen die Zusammenarbeit mit kleinen und mittelständischen Unternehmen verhindern. Daher kann es sinnvoll sein, potentiellen Lieferanten eine Möglichkeit anbieten, eine kostenlose Testversion mit eingeschränkter Funktionalität auszuprobieren, um die Hauptideen Ihres Portals zu präsentieren. Darüber hinaus kann ein durchdacht konzipierter Registrierungsprozess das Portal zu einem nützlichen Tool machen, das eine automatische Präqualifizierung und weitere Priorisierung ermöglicht. Das trägt erheblich dazu, wirklich vielversprechende Partner einzubeziehen, um eine effektive und erfolgreiche Zusammenarbeit zu organisieren.

Mangel an Feedback und Transparenz

Selbstverständlich hilft ein Self-Service-Portal, viel Zeit zu sparen. Aber das bedeutet nicht, dass es überhaupt keine menschliche Beteiligung gibt. Es geht doch um Beziehungen, die Ihr Unternehmen nicht nur aufbauen, sondern auch pflegen muss. Zu viel Automatisierung kann die partnerschaftlichen Beziehungen langweilig und uninteressant machen. Daher ist es sehr wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen digitalen und menschlichen Dimensionen zu halten. Zweitens sollten Sie mit Ihren Lieferanten möglichst transparent und klar kommunizieren, um geeignete Lieferanten zu finden und eine Grundlage für das Vertrauen zu bilden.

Möchten Sie die Beziehungen mit Ihren Lieferanten auf ein neues Niveau bringen?

Ein Lieferantenportal kann als direkter Kommunikationskanal Ihre Kommunikation mit Lieferanten deutlich vereinfachen und verbessern. Es ermöglicht auch, den Dokumenten- und Informationenaustausch zu automatisierten und zu steuern. Aber solch ein Portal ist viel mehr als ein effektives Werkzeug für die digitale Kommunikation oder einen automatisierten Dokumentaustausch. Lieferantenportale bieten auch wunderbare Möglichkeiten, verschiedene Produktions- und Beschaffungsprozesse zu optimieren, Zeit und Aufwand zu sparen, Kosten zu senken und als Ergebnis spürbare Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Unsere hochkompetenten Experten in der Webportal-Entwicklung stehen Ihnen zur Seite, um Sie bei der Erstellung eines benutzerfreundlichen und intuitiv bedienbaren Lieferantenportals zu unterstützen. Schreiben Sie uns eine kurze Nachricht, und wir melden uns bei Ihnen, um die weiteren Schritte zu besprechen.