Vorteile, Integrationsebenen, Ansätze und Risiken

Anmerkung des Editors: Aus der Praxis hat unser Team in der Software-Integration gelernt, welche Rolle die Enterprise Application Integration bei den Entscheidungen rund um die Optimierung von Geschäftsprozessen spielt und was zu beachten ist, um ein Integrationsprojekt erfolgreich umzusetzen. Gerne unterstützen wir auch Ihr Projekt mit unseren Fachkenntnissen. Senden Sie uns eine kurze Nachricht, um in einem unverbindlichen Erstgespräch die nächsten Schritte abzuklären.

Die Enterprise Application Integration (oft wird die Abkürzung EAI verwendet) stellt ein Ansatz zur prozessorientierten Integration von Unternehmensanwendungen dar, der es ermöglicht, die Komplexität heterogener Anwendungssysteme zu bewältigen, die Datenredundanz zu vermeiden und Geschäftsprozesse zu optimieren, um einerseits eine erhöhte Flexibilität zu erreichen und andererseits Kosten einzusparen. Letztendlich hilft die Enterprise Application Integration verborgene Synergiepotenziale von vorhandenen Systemen in vollem Umfang auszunutzen.

In diesem Blogbeitrag wird es erklärt, welche Vorteile die EAI anbietet, welche Integrationsansätze es gibt und auf welche Weise Unternehmensanwendungen integriert werden können.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Da die Integration mit hohen Risiken und Aufwand im Zusammenhang steht, zögern Unternehmen immer noch, wenn es um Integrationsprojekte geht. Auf der anderen Seite stehen aber die Vorteile, die den notwendigen Aufwand rechtfertigen können und ziemlich überzeugend wirken. Was Unternehmen durch die Enterprise Application Integration erhalten:

• 360-Grad-Sicht auf Geschäftsprozesse

Die Enterprise Application Integration ermöglicht es Teilnehmern, einen umfassenden Überblick über verschiedene Aspekte entlang der Wertschöpfungskette – seien es Kundenmanagement, Supply Chain Management, Asset Management und andere – zu erhalten.

Durch die Integration von Daten aus mehreren Kundenkontaktpunkten (das sind Berührungspunkte zwischen Unternehmen und Kunden entlang der gesamten Kundenreise wie z. B. Kundenportale, Websites, Social-Media-Kanäle, physische Filialen/Geschäfte/Büros oder sogar Mitarbeiter) kann Ihr Unternehmen sich ein umfassendes Bild über Kundeninteraktionen machen und maßgeschneiderte Treueprogramme anbieten.

Durch die Integration einer Software zum Auftragsmanagement mit einer Kundenservice-Software bietet sich eine Möglichkeit, einen Überblick über alle Kundenbestellungen mit Statusinformationen zu erhalten und dadurch den Kundeservice und Support zu verbessern. Im Supply Chain Management wird ein einheitlicher Zugriff auf konsolidierte Informationen aus verschiedenen Quellen wie Software für die Buchhaltung und das Bestandsmanagement sowie einem Lieferantenportal ermöglicht, was zur Entwicklung einer langfristigen Strategie erheblich beiträgt.

• Optimierte Geschäftsprozesse

Mithilfe von Enterprise Application Integration werden nicht nur unterschiedliche IT-Landschaften integriert, sondern auch damit verbundene Geschäftsprozesse verknüpft. Unabhängig davon, ob es um Standard- oder Individualsoftware, neue oder Legacy-Systeme, externe oder interne Datenquellen geht, ist es möglich, alle Geschäftsprozesse abzubilden, transparenter zu gestalten, bei Bedarf zu standardisieren und als Ergebnis zu optimieren. Zum Beispiel kann ein Unternehmen durch die Verbindung von Software für das Bestands- und Lieferantenmanagement genauer Vorräte auffüllen oder Verkäufe effizienter verwalten, um die steigende Nachfrage mit dem Angebot abzudecken.

Da der ständige Wechsel zwischen Anwendungssystemen nicht nur unpraktisch, sondern auch zeitaufwändig ist, ermöglicht die Enterprise Application Integration, die Doppelarbeit und damit verbundene Fehler zu vermeiden. Beispielsweise kann die Verbindung von CRM- und DMS-Lösungen das Leben von Vertriebsteams vereinfachen, die Effizienz steigern sowie Vertriebs- und Marketingaktivitäten verbessern. Da ein CRM-System als Hauptinstrument für die Verarbeitung und Steuerung von Kunden- oder Interessentendaten verantwortlich ist, ist es möglich, durch die Integration einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen (Begriffe, Leistungsumfang, Kooperationsmodelle) zu erhalten.

• Mehr Möglichkeiten, moderne Technologien einzusetzen

Die Enterprise Application Integration ermöglicht es, moderne Technologien wie IoT, Data Analytics und KI-basierte Tools in Geschäftsprozesse einzuführen. Durch die Zusammenfassung unternehmensübergreifender Daten und die Sicherstellung ihrer Konsistenz bieten sich vielfältigere Möglichkeiten für das Training von Algorithmen beim maschinellen Lernen.

Welche Integrationsebenen gibt´s?

Je nachdem wie tief der Grad der Enterprise Application Integration in Ihrem Projekt sein sollte und welche Anforderungen Sie haben, spricht man von vier Arten der Integration: Datenintegration, Funktionsintegration, Darstellungsintegration und Geschäftsprozessintegration. Um festzulegen, was Ihr Unternehmen benötigt, schlagen wir vor, die nächsten Fragen zu beantworten:

• Möchten Sie einen einheitlichen Zugriff auf konsistente Daten aus mehreren Anwendungen haben? Die Datenintegration ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Daten, die aus verschiedenen Datenquellen zusammengeführt, in einem Datenspeicher zentral gespeichert und in einem einheitlichen Format dargestellt werden, um Redundanzen zu vermeiden und die Datenkonsistenz im gesamten Unternehmen sicherzustellen. Dabei funktionieren vielfältige Anwendungen unabhängig voneinander. Bei Bedarf können Daten aus anderen Apps wiederverwendet werden.
• Möchten Sie, dass Funktionen, die zur Erfüllung bestimmter gemeinsamer Aufgaben dienen und in verschiedenen Systemen verfügbar sind, nur durch eine Drittanwendung zur Verfügung stehen? Es geht um die Funktionsintegration, bei der der Zugriff auf die Geschäftslogik anderer Anwendungen oder Legacy-Software ermöglicht wird. Das bedeutet, dass ein Funktionsaufruf einer Anwendung entsprechende Aufrufe in anderen Anwendungen verursacht, wodurch relevante Operationen durchgeführt werden können. Das hilft, doppelte Funktionen zu vermeiden, Aktualisierungen zu vereinfachen und Kosten für die Entwicklung neuer Apps zu senken.
• Möchten Sie einen neuen Geschäftsprozess erstellen und gleichzeitig die Logik der vorhandenen Anwendungen wiederverwenden? Dazu kommt die Geschäftsprozessintegration zur Hilfe. Bei der Erstellung eines neuen verteilten Geschäftsprozesses kann der bereits existierende Code Ihrer Anwendungen auf eine neue Weise genutzt werden. Eine separate Komponente zum Integrationsmanagement (auch als Choreograf bezeichnet) kann die Arbeit eines modellierten Workflows koordinieren. Die Koordination erfolgt dank der Verknüpfung verschiedener Programme, die für einzelne Schritte entlang eines Geschäftsprozesses verantwortlich sind. Beispielsweise können Einzelhändler durch die Integration von Software zur Verwaltung von Lieferantenbeständen, Portalen von Versanddienstleistern oder eigener Lagerverwaltungssoftware ihren Kunden erweiterte Informationen über Versandbedingungen und Bestellstatus bereitstellen. Diese Integrationsart trägt enorm dazu bei, den Wert von bisherigen Investitionen zu steigern und die Kosten für die Entwicklung und Wartung von Apps zu senken.
• Möchten Sie einen Zugriff auf mehrere Anwendungen über eine einheitliche Benutzeroberfläche erhalten, um den Wechsel zwischen verschiedenen Bildschirmen zu vermeiden? Das ist durch die Darstellungsintegration möglich. Diese Integrationsart stellt die einfachste und schnellste Möglichkeit, die Kommunikation zwischen verschiedenen Anwendungen über die Darstellungslogik zu organisieren und diese Anwendungen mittels einer einheitlichen Oberfläche zu präsentieren, was zur Arbeitsoptimierung und Fehlerreduzierung enorm beiträgt.

Die gewählte Integrationsebene wird als Grundlage bei der Entscheidung dienen, welche Architektur, Integrationsmethoden und -ansätze bei der Erstellung Ihrer zukünftigen Integrationslösung zum Einsatz kommen.

Integrationsmethoden und -ansätze bei der EAI: Vorteile und Einschränkungen im Überblick

Wir verfolgen kein Ziel, alle existierenden Methoden zu behandeln. Aber wir möchten auf drei bislang beliebteste Ansätze zum Erstellen von Integrationslösungen detaillierter eingehen: eine alte gemeinsam genutzte Datenbank, eine viel diskutierte serviceorientierte Architektur (SOA) und eine zunehmend beliebte Automatisierung von Roboterprozessen (RPA).

Gemeinsam genutzte Datenbank

Die älteste Option besteht darin, mehrere Anwendungen durch die Einführung einer gemeinsamen Datenbasis zu integrieren. In diesem Szenario verwendet eine Reihe von Anwendungen dieselben Daten aus einer gemeinsam genutzten Datenbank, die auch in ein einheitliches Datenformat gebracht werden. Die Projektkosten variieren je nach Größe und Komplexität der Lösung zwischen 1 Mio. Euro und mehr als 9 Mio. Euro für mittlere und große Unternehmen.

Vorteile:

• Außergewöhnliche Datenkonsistenz – Alle Datenänderungen sind sofort verfügbar.
• Relativ schnelle Antwortzeit – Es gibt keine zusätzlichen Abstraktionsschichten (Schnittstellen), die zur Übertragung von Daten dienen.

Einschränkungen:

• Single-Point-of-Failure – Der Ausfall der gemeinsam genutzten Datenbank zieht den Ausfall (teilweise oder komplett) aller verbundenen Anwendungen nach sich.
• Komplizierte Veränderungen an der Datenbank – Um die erforderlichen Veränderungen durchzuführen, müssen alle durch die gemeinsam genutzte Datenbank verbundene Anwendungen harmonisiert werden.
• Erhöhte Sicherheitsrisiken – Externe Lösungen haben einen direkten Zugriff auf die gespeicherten Daten.
• Keine Integration mit fertigen Produkten – Jede plattformbasierte Lösung wie SAP, ERP oder Salesforce CRM verfügt über eigene Datenbanken und kann auf diese Weise nicht integriert werden.

Serviceorientierte Architektur (SOA)

Der vielversprechende SOA-basierte Ansatz ermöglicht es, eine anpassbare Architektur aufzubauen, in der alle Prozesse und Anwendungen mittels unabhängiger, agiler und wiederverwendbarer Webservices verknüpft werden. Diese Architekturart orientiert sich an Geschäftsprozesse und unterstützt eine verteilte Datenverarbeitung, was auch erklärt, warum die serviceorientierte Architektur bei der Enterprise Application Integration zum Einsatz kommt. Da alle Anwendungen in diese Architekturart integriert werden, ermöglicht es Unternehmen, auf Änderungen in laufenden Prozessen nahezu in Echtzeit zu reagieren und die Agilität zu steigern.

Obwohl dieser Ansatz immer mehr an Attraktivität gewinnt, muss jedes Unternehmen entscheiden, welche Geschäftsprozesse und Anwendungen in wiederverwendbare Komponenten zerlegt werden müssen. Es gilt zu beachten, dass die serviceorientierte Architektur sowohl einfachere Änderungen bestehender Services als auch eine schnelle Einführung neuer Services ermöglicht. Die durchschnittlichen Kosten für die Implementierung dieses Ansatzes liegen bei 45.000 Euro.

Wenn sich Ihr Unternehmen für eine SOA-basierte Integration entscheidet, stehen Ihnen zwei gängige Implementierungsmethoden zur Auswahl: Punkt-zu-Punkt-Verbindung und Enterprise Service Bus (ESB).

Punkt-zu-Punkt-Verbindung

Diese Verbindungsvariante ermöglicht die direkte Kommunikation von Services miteinander.

Vorteile:

• Diese Verbindungen können relativ schnell und einfach erstellt werden – Das ist für den Fall geeignet, wenn nur wenige Services koordiniert werden müssen.
• Niedrigere Startkosten – Die Kosten für Punkt-zu-Punkt-Verbindungen beginnen ab 3.000 Euro, wenn nur minimale Anpassungen erforderlich sind.

Einschränkungen:

• Zunehmende Komplexität – Die steigende Anzahl von Verbindungen, die bei der Integration neuer Systeme notwendig sind, führt zur steigenden Anzahl von Schnittstellen und zur zunehmenden Komplexität. Daraus lässt sich eine Empfehlung ableiten, bei einer großen Anzahl von Anwendungen (was heute in Unternehmen der Fall ist) die Verknüpfung in Form eines Hubs zu gestalten.
• Erhöhter Aufwand bei Änderungen sowie Integration neuer Services – Da die Services eng miteinander verbunden sind, müssen die Schnittstellen aller bereits integrierten Bestandteile, mit denen eine neue zu integrierende Komponente kommunizieren wird, angepasst werden. Das nimmt viel Zeit in Anspruch, woraus längere Änderungen und eine erhöhte Störanfälligkeit resultieren.
• Komplexe und aufwändige Wartung – Wenn die Anzahl der integrierten Services und für derer Verbindung erforderlicher Schnittstellen zunimmt, steigt auch der Wartungsaufwand. Deshalb ist es schwierig, unter dem Einsatz der Punk-zu-Punkt-Integration, komplexe Systeme und Landschaften mit 20, 100 oder mehr integrierten Services zu entwerfen und zu warten.

Enterprise Service Bus (ESB)

Ein Enterprise Service Bus als zentrale Komponente der serviceorientierten Architektur stellt einen Vermittler dar, der die gesamte Verantwortung für die Kommunikation zwischen Services und Anwendungen übernimmt, die Integration von verteilten Services ermöglicht sowie sich um die Verarbeitung und Weiterleitung von Nachrichten nach vordefinierten Regeln, die Orchestrierung von Prozessen und das Sicherheitsmanagement kümmert. Spezielle Adapter ermöglichen es den Anwendungen, mit dem Enterprise Service Bus zu kommunizieren, um Nachrichten von einem Format in ein anderes zu transformieren.

Die Kosten für die ESB-Implementierung sind äußerst unterschiedlich. Kommt eine kostenlose Open-Source-ESB-Lösung zum Einsatz, müssen Unternehmen in diesem Fall Kosten für den Support berücksichtigen (diese variieren je nachdem, ob Support-Aktivitäten intern durchgeführt oder von einem externen Support-Dienstleister übernommen werden). Eine weitere Option besteht darin, kommerzielle ESB-Lösungen einzusetzen. Die Lizenzkosten bei der Anschaffung einer Standard-ESB-Lösung (inclusive Supportleistungen) können je nach Anbieter zwischen 25.000 und 180.000 Euro pro Jahr liegen. Zu den beliebtesten kommerziellen ESB-Produkten gehören Microsoft BizTalk, Oracle ESB, IBM WebSphere ESB und Mule ESB.

Vorteile:

• Widerstandsfähigkeit gegen Überlastung – Da die Nachrichten vom jeweiligen Empfänger unabhängig sind, werden die Lastverteilung ermöglicht und die Ausfallsicherung gewährleistet.
• Erhöhte Sicherheit – Üblicherweise werden in die ESB-Lösung solche Mechanismen wie Authentifizierung und Autorisierung, Verschlüsselung und Tokenisierung eingebaut, um Services vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

• Schnellere Aktualisierungen und Skalierung – Sie brauchen nicht, alle APIs neu zu schreiben. Nur der Adapter vom geänderten Service muss aktualisiert werden.
• Integration von Legacy-Software – Die veraltete Lösung ist nicht in der Lage, mit modernen Protokollen wie REST oder SOAP zu kommunizieren. Bei dieser Art der Integration sind keine Änderungen an den Legacy-Anwendungen erforderlich, weil ein ESB als Dolmetscher für die reibungslose Kommunikation sorgt.

Einschränkungen:

• Single-Point-of-Failure – Ähnlich wie bei einer gemeinsam genutzten Datenbank kann der Ausfall von ESB die gesamte IT-Struktur des Unternehmens lähmen.
• Niedrigere Performance – Aufgrund einer erhöhten Anzahl von Zwischenkomponenten (Adapter, Router, Choreograf usw.).
• Lizenzkosten für Middleware – Diese können sich bei komplexen Systemen auf höhere Beträge belaufen.

Robotic Process Automation (RPA)

Die Softwareroboter, die auf der robotergesteuerten Prozessautomatisierung basieren, können menschlichen Interaktionen nachahmen und wiederholende Aufgaben durchführen: Daten eingeben, klicken, kopieren sowie aus einer Anwendung in die andere zu übertragen, was ermöglicht, routinemäßige manuelle Prozesse zu automatisieren und die Fehlerhäufigkeit zu reduzieren.

Die Kosten für eine RPA-Software beginnen ab 10.000 Euro.

Vorteile:

• Keine Unterbrechungen von laufenden Geschäftsprozessen – weil keine Programmierung oder Änderungen an den bestehenden Anwendungen erforderlich sind.
• Keine APIs erforderlich – Die Integration erfolgt auf der Ebene der Benutzeroberfläche, sodass die aufwändige Programmierung von Programmschnittstellen (APIs) entfällt.
• Schnelle Implementierung – Eine RPA-Lösung kann innerhalb weniger Wochen eingeführt werden.
• Schneller ROI – Fallstudien zur Roboter-Prozessautomatisierung ermitteln, dass der Return on Investment (ROI) bereits im ersten Jahr nach der Implementierung 30% bis 200% beträgt.

Einschränkungen:

• Geringere Flexibilität – Bei einem häufigen Wechsel zwischen Systemen können Softwareroboter nicht genug flexibel sein. Dasselbe Problem entsteht, wenn etwas ungeplant (sprich „schief“) geht, automatisierte Prozesse verändert werden oder Engpässe in Prozessen vorhanden sind, kann es dazu führen, dass die Technologie nicht funktioniert.
• Begrenzte Anwendungsfälle – Die RPA kann nur für die Ausführung von einfacheren standardisierten Arbeiten gut geeignet sein, wo keine komplexen Entscheidungen getroffen werden müssen.

Kombination aus mehreren Ansätzen – ein Beispiel

Es ist eher eine Ausnahme, wenn ein einziger Ansatz bei der EAI in einer komplexen Unternehmensumgebung zum Einsatz kommt. Üblicherweise setzen Unternehmen eine Kombination aus mehreren Integrationsmethoden ein. Beispielsweise können bestimmte Versandservices wie Versandbenachrichtigung oder Sendungsverfolgung direkt durch die Punkt-zu-Punkt-Verbindung miteinander kommunizieren. Als Services aus einem Modul für das Versandmanagement verfügen sie über eine gemeinsame Oberfläche, über die (dank der ESB-Lösung) Anfragen von anderen Systemen / Modulen (Auftragsabwicklung, Kundenservice) empfangen und beantwortet werden können.

Potenzielle Risiken bei der EAI

Bei der Enterprise Application Integration gibt´s auch einige Risiken, die von Anfang an berücksichtigt werden müssen. Bevor Ihr Unternehmen eine Entscheidung trifft, möchten wir Ihre Aufmerksamkeit auf drei potenzielle Risiken und derer mögliche Gründe lenken:

• Bei der Integration können Daten in der Qualität leiden.

Die Gründe dafür können sehr vielfältig sein: Inkompatibilität von Daten, die in verschiedenen Formaten gespeichert sind; Übertragung von fehlerhaften Daten aus einem System in andere; Integration von doppelten Daten; bei der Reise zwischen verschieden Schichten oder Anwendungen können Daten verloren gehen, gelöscht oder beschädigt werden usw. Wenn sich Ihr Unternehmen auf Daten von schlechter Qualität stützt, führt das zu falschen Entscheidungen und Handlungen.

Um das zu vermeiden, empfehlen wir, die Datenqualität (sowie die Qualität von Quellen) nach anerkannten Datenqualitätskriterien noch vor der Integration mittels zuverlässiger Tools und Verfahren zu überprüfen; notwendige Maßnahmen zur Bereinigung von Daten zu ergreifen; geeignete Mechanismen zur Datenvalidierung und -transformation einzusetzen; die anfallenden Daten strukturiert und in festgelegten Formaten abzulegen; fehlerhafte oder unvollständige Daten zu korrigieren.

• Die Integration kann Sicherheitsrisiken schaffen.

Durch die Integration in ein System sind die Informationen einfacher zu finden. Aber gerade hier entsteht eine Gefahr: durch den direkten und oft unkontrollierbaren Zugriff zu Ressourcen treten sicherheitsrelevante Probleme auf. Außerdem impliziert die Integration häufig die Fernkommunikation über das Netzwerk, was auch ernsthafte Datenschutz- und Sicherheitsrisiken mit sich bringt.

Um dieses Risiko zu vermeiden, empfehlen wir, bei der Zuweisung von Zugriffsrechten vorsichtig zu sein und den Zugriff zu kontrollieren und zu überwachen; bewährte Authentifizierungs- und Autorisierungsprotokolle zu verwenden; Sicherheitsrichtlinien zu erstellen und zusätzliche Mechanismen zur Verschlüsselung in Betracht zu ziehen.

• Jedem können Fehler passieren – die Integration ist keine Ausnahme.

Um eine reibungslose Enterprise Application Integration zu gewährleisten, sind Softwaretests unverzichtbar. Bei der Integration von Anwendungen haben Fehler eine breite Palette an „Gelegenheiten“, sich einzuschleichen: Erstellung neuer Verbindungen, Entkopplung von Prozessen und Strukturen, Interaktion diverser Bausteine, fehlende Synchronisierung, unterschiedliche Beschreibung von Schnittstellen, Vererbung von Fehlern aus Legacy-Systemen und vieles mehr.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sollten Sie ein professionelles Testteam mit Erfahrung in Integrationsprojekten mit erforderlichen Tests beauftragen, das über gute Kenntnisse in Integrationsmethoden und Middleware für Unternehmensanwendungen verfügt und ein tiefes Verständnis für verschiedene Integrationsebenen und Architekturen hat.

Und nochmal zusammenfassend, was bei der EAI zu beachten ist

Die Enterprise Application Integration stellt eine praktische Möglichkeit für Unternehmen dar, die Komplexität der IT-Landschaften zu bewältigen, die Datenkonsistenz zu gewährleisten, einen Datenaustausch zu vereinfachen und als Ergebnis Geschäftsprozesse zu optimieren. Um das Integrationsprojekt erfolgreich umzusetzen, empfehlen wir es in einzelne Schritte aufzuteilen:

• Erst klar definieren, welche Ziele Ihr Unternehmen durch die Enterprise Application Integration erreichen möchte.
• Entscheiden, welche Anwendungen integriert werden sollten.
• Festlegen, auf welcher Ebene Sie Ihre Anwendungen integrieren möchten.
• Wählen, welche Integrationsansätze und Kommunikationsmodelle für ihre Anforderungen am besten geeignet sind.
• Potenzielle Risiken von Anfang an berücksichtigen, um entsprechende Maßnahmen rechtzeitig zu ergreifen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Partner sind, der Ihr Unternehmen bei der Umsetzung des Projektes in der Enterprise Application Integration unterstützen könnte, steht unser Softwarehaus Ihnen zur Verfügung. Senden Sie uns eine kurze Nachricht, um die ersten Schritte zu planen.